「簡易書留」と記載された返信用封筒は、郵便局の窓口に持って行きましょう!

勉強

 先日、「簡易書留」と書かれた返信用の封筒が切手の貼られた状態で届きました。この封筒はポストに投函するべきか、あるいは郵便局の窓口に持っていくべきか悩んだため、簡易書留について調べました。

「簡易書留」と記載された返信用封筒が届いた!

 書類のやり取りを郵送でしていたら、返信用封筒が同封されてくることはよくあることです。
 しかし、「簡易書留」と記載された返信用封筒が届いたのは私の経験上、初めてのことでしたので、その顛末について記します。

 届いた返信用封筒の内容は、以下のとおりです。

  • 返信用封筒は長形3号である(A4用紙を三つ折りにすると入る細長い封筒)
  • 送り先の住所と氏名は記載されている
  • 切手は貼ってある(320円切手と84円切手)
  • 「簡易書留」の赤スタンプが押してある

「簡易書留」とは?

「簡易書留」は普通郵便にはない、「賠償」等をしてもらえるサービス

 「簡易書留」とは、簡単に説明すると、以下のようなことが可能な郵便のオプションサービスのようなものです。

  • 郵便物の引き受けと配達について記録してもらえる
  • 配達について記録されるので、郵便物が壊れたり届かなかった場合、賠償してもらえる
  • 賠償額は原則5万円まで
  • 日曜日や休日も配達してもらえる
  • お問い合わせ番号から配達状況がわかる

※省略している項目もありますので、詳細については郵便局のホームページにて確認をお願い致します。

「簡易書留」の料金

 今回送られてきた返信用封筒には、320円の切手が1枚と、84円の切手が1枚貼り付けてありました。その内訳を郵便局のホームページで調べると、以下の結果になりました。

  • 320円切手・・・簡易書留の料金
  • 84円切手・・・定形郵便物(25gまで)の料金(お手紙など一般的な大きさ・重さの封筒を送る場合にかかる料金)

 長形3号封筒(25gまで)を簡易書留で1通送るには、普通の郵送料の84円のほかに、追加で簡易書留の料金の320円が必要であることがわかりました。

「簡易書留」の郵便物を送るときは、郵便局の窓口へ

 調べてみると、簡易書留の郵便物は、ポストへ投函をするものではありませんでした。ポストに投函してはいけない理由は、上述の簡易書留の説明を見直すと納得できました。


 ポストに投函してはいけない理由して考えられるのは、以下のとおりです。

ポストに投函してしまうと、

  • 郵便物の「引き受け」の記録ができなくなる
  • 配達状況を確認するのに必要な「お問い合わせ番号」がもらえなくなる

 ですので、簡易書留の郵便物を送る際は、必ず郵便局へ行きましょう。
 せっかく簡易書留分の切手代を支払ったのに、簡易書留のサービスを受けられなくなる恐れがあります。(今回の場合では、簡易書留分の切手代を支払ったのは私ではなく送り先ですが。)

郵便局の窓口ですること

 必要書類を返信用封筒に入れて、封をした後は、近くの郵便局の窓口に持っていきましょう。

 返信用封筒を郵便局の窓口に提出し、簡易書留で送りたいと伝えるだけで、後は郵便局の方がバーコードを郵便物に貼る等の作業をしてくれました。最後に、「書留・特定記録郵便物等受領証」と書かれた細長い紙をもらい、手続きは終了となりました。時間も1分程度で終わりました。

 郵便局の窓口で、他の書類に記入が必要ということはありませんでした。
 なお、郵便局でもらった「書留・特定記録郵便物等受領証」には、依頼主の住所と氏名、そして、お届け先の住所と氏名も記載されていました。郵便局の方はこの情報を、提出した封筒から読み取っていましたので、封筒の宛先や差出人の記入忘れがあると指摘されると思います。

「郵便追跡サービス」で郵便物が届いたかを確認

 簡易書留郵便物を郵便局に提出した後は、郵便局のホームページの「郵便追跡サービス」から、お問い合わせ番号を入力して配達状況を確認できますが、すぐにはインターネット上に反映されません。お届け先が近い所だと、だいたい2日~1週間後に確認するとよいと思います。なお、インターネットより配達状況を確認できる期間は約100日間です。

「お届け先にお届け済み」になっているかを確認しよう

 私の送った簡易書留の封筒は1通ですので、「郵便追跡サービス」の「個別番号検索」をクリックし、郵便局でもらった「書留・特定記録郵便物等受領書」の書かれている「お問い合わせ番号」を、②の「■お問い合わせ番号」の欄に入力しました。③の「追跡スタート」をクリックすると、配達の履歴情報が確認できました。「履歴情報」の「配送履歴」が「お届け先にお届け済み」となっていれば、相手に届いたことがわかります。「お届け先にお届け済み」と記載されている横の左には「状態発生日」が掲載されています。ここを見ることで、いつの何時に届けられたのかがわかります。
 もし、「お届け先にお届け済み」になっているのに相手が届いてないと言ってきたら、いつの何時に届いていますと伝え、再度確認してもらいましょう。それでも届いてないと言われたら、郵便局に確認してもらうしかなさそうです。

「履歴情報」の「到着」と「お届け先にお届け済み」に注意!

 私の場合、郵便局のホームページの「履歴情報」は、「引受」→「到着」→「お届け先にお届け済み」となりました。県内で割と近い場所で、再配達もなかったため、これだけの情報になったのだと思います。おそらく、これがほぼ最低限掲載される情報だとも思います。
 ただ、「到着」が「お届け先にお届け済み」より先に掲載されるので、「到着」を見て、届いたと勘違いしそうだなと思いました。「到着」は別の郵便局に郵便物が到着したという意味ですので、相手にはまだ届いていません。急ぎなどで相手に郵便物が届いたことを知らせたいときは、「お届け先にお届け済み」になっていること、お届け済みの「状態発生日」を確認して連絡するとよいと思います。

 

まとめ

 簡易書留の返信用封筒が届いたらすることは、以下のとおりです。

  1. 届いた書類の内容物を確認(返信用封筒に貼られている切手の金額が正しいかも確認)
  2. 書類に書かれている内容に従い、返信用封筒に入れる書類を作成・準備
  3. 一般の郵便物にするように、返信用封筒に自分の住所・宛名などを記入する
  4. 返信用封筒に必要書類を入れて封をする
  5. お近くの郵便局の窓口に返信用封筒を持っていく
  6. 郵便局に返信用封筒を渡し、簡易書留で送ると伝え、「書留・特定記録郵便物等受領証」をもらう
  7. 発送して約数日~1週間後にインターネットより、お問い合わせ番号からの配達状況を確認する
  8. お届け済みになっていたら、必要に応じてお届け先の対応を待ちましょう

 ※簡易書留の返信用封筒を発送する場合は、必ず郵便局の窓口に持って行きましょう!

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