最低限覚えておきたいビジネスメールの書き方

勉強

 すぐに送信できて便利なメールですが、書き方によっては相手を不快にさせてしまうかもしれません。特に、ビジネスにおいてはトラブルの原因になってしまう可能性もおおいにあります。
 この記事では、最低限覚えておきたい一般的なビジネスメールの書き方についてご紹介します。
 なお、ビジネスメールの書き方について会社独自の取り決めがある場合は、そちらにしたがってください。

メールの書き順と例

メールに書く内容の順番

 メールに書く内容の順番は、一般的には以下のようになります。

件名 → 本文:
宛名 → 始めの挨拶 → 名乗り → 本題 → 終わりの挨拶 → 署名

 この順番どおり作成したメールの例は、以下のとおりです。この例を参考に、解説してきます。

メールの例

件名:
本日の打ち合わせのお礼

本文:
ABCD株式会社
E部 F課
佐藤 様

いつもお世話になっております。
GHIJ株式会社、K部 L課の山田です。

本日はご多忙のところ貴重なお時間を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。

打ち合わせでいただいたご要望やご意見をまとめて、弊社のサービスをさらに充実させていく所存でございます。

また、追加のご要望やご意見などがございましたら、ご教授頂けますと幸いです。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

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GHIJ株式会社 K部 L課
山田 太郎(やまだ たろう)
〒123-4567 東京都〇〇区◇◇1-2
TEL:000-1111-2222(直通) 000-1111-1111(代表)
FAX:000-1111-3333
Mail:yamada@ghijmail.co.jp
URL: https://www.ghij.co.jp
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件名はメールの内容がわかるように書く

 メールの件名は、それだけで内容がわかるものにすることが大切です。
 部署によっては山ほどメールが届く所もありますので、急ぎかどうか、返事のいるものかどうかはわかるようにしましょう。
 また、かっこ【 】で強調したり、実施日や締切日を入れたり、場合によっては会社名や氏名を入れたりすると、相手に伝わりやすい件名になります。

件名の例

 以下、依頼や照会などのメールを送る場合の件名の例です。「・・・」の部分は相手に伝わる文や単語を入れてください。

依頼のメール → ・・・のお願い、・・・のご相談
照会のメール → ・・・のご照会、【ご質問】・・・
回答のメール → 【ご回答】・・・、・・・のご報告
お知らせのメール → 【お知らせ】・・・、・・・のご連絡、・・・のご案内、【ご案内】・・・
お礼のメール → ・・・のお礼
急ぎのメール → 【至急】・・・【大至急】・・・、【緊急】・・・
重要なメール → 【重要】・・・

 なお、急ぎでもないメールの件名に【至急】を入れたり、【至急】や【大至急】を多用することはやめましょう。件名と本文が一致していなかったり、何度も急ぎのメールを送ると、相手の信用を失いかねません。相手を急がせないように余裕をもってメールを送るようにしましょう。
 なお、本当に大至急のものは、電話をしておくとよいでしょう。

よくない件名は、どのような意味にも捉えられるもの

 例えば、「新サービスについて」、「新商品について」という件名はよくないです。
 これだけでは、メールを開くまで内容がわかりません。新サービスや新商品について、相談や依頼をしたいのか、アンケートをとりたいのか、宣伝をしたいのか、不備があったのか、回答をしたいのかはっきりしません。
 また、急ぎかどうかもわかりません。すぐに返事がほしくてメールしたつもりでも、件名で急ぎがどうかが判断できない場合、後回しにされるかもしれません。

宛名

 メールの本文の最初には宛名を入れるのが一般的です。
 個人あてか団体あてか、複数の人に同時に送るかによって宛名の敬称は使い分けます。

個人あての場合

 宛名は、「会社名 → (部署名) → (課名) → (役職) → 氏名 様」の順に記載します。場合によって、部署名や課名、役職を省略します。また、(株)などの略語を使わず、正式名称の株式会社などを使用します。
 氏名は状況や会社によって、フルネームで書く場合もありますし、苗字だけでよい場合もあります。なお、フルネームの方が丁寧な書き方です。初めてメールを送る場合や、地位の高い方に送る場合、同じ苗字の方が同じ部署内にいる場合などは、フルネームで書いた方が無難と思われます。氏名が不明な場合は「ご担当者様」と記載します。


【宛名の書き方例】
〇〇株式会社
〇〇部
部長 〇〇〇〇 様

団体あての場合

 個人あてではなく、会社等の団体あてや、会社の部署あてにメールを送信する場合は、「様」ではなく「御中」を使用します。
 (例)ABCD株式会社 御中、 ABCD株式会社 E部 御中

複数の人にまとめて送る場合

 複数の人にまとめてメールを送る場合は、「各位」や「皆様」を使用します。会社の部署全員や課全員あてに送信する場合にも使われます。
 (例)関係者各位、人事部各位、ご担当者の皆様

宛名の次は、始めの挨拶と名乗りを記載する

 宛名の次は、始めの挨拶と自分の所属や氏名(名乗り)を記載します。

始めの挨拶

 始めの挨拶は送信先との関係や状況によって適宜使い分け、長くなりすぎないようにしましょう。
 以下、始めの挨拶の例です。

社外に対しての始めの挨拶の例:
「お世話になっております。」、「いつもお世話になっております。」、「ご連絡ありがとうございます。」
社内に対しての始めの挨拶の例:
「お疲れ様です。」

名乗り

 始めの挨拶の後に、所属や氏名を記載し、相手に名乗ります。例えば、「〇〇株式会社の◇◇でございます。」、「〇〇株式会社の◇◇です。」などです。
 部署名や課名は状況に応じて記載します。会社に同じ苗字の人がいる場合などは、部署名や課名まで名乗ったり、フルネームで名乗ったりすると、相手にわかりやすくてよいでしょう。

本題

 ここまできて、ようやく本題に入ります。
 本題は一番大切な部分です。メールで伝えたい内容を、正しい敬語で、わかりやすく、簡潔に書きましょう。
 相手に失礼のないように、必ず誤字脱字がないか、記載忘れ・記載誤りがないか、誤解を招く表現になっていないかなどを再確認しましょう。

本題の後ろには、終わりの挨拶を入れる

 伝えたい内容(本題)を書き終えたら、終わりの挨拶で締めましょう。終わりの挨拶の例は以下のとおりです。状況に応じて使い分けましょう。

【終わりの挨拶の例】

  • よろしくお願いいたします。
  • 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
  • 何卒よろしくお願い申し上げます。

本文の一番最後には署名を入れる

 本文の一番最後には署名を入れましょう。一般的には以下の内容を記載します。なお、必要に応じて、営業時間や定休日、お知らせなどを追加してください。

  • 会社名、所属の部署名や課名
  • 氏名(ふりがなや英語名)
  • 郵便番号、住所
  • 電話番号(直通や代表、内線、携帯電話番号など)、FAX番号(FAXがある場合)
  • メールアドレス
  • URL

 署名であることがわかるように、署名の情報の上下には「ー」や「=」などの記号をならべ、本文と区別できるようにするのが一般的です。
 また、「♪」や「☆」などで署名の情報を囲む等、会社や人によってはオシャレにしている場合もあります。しかし、一般的にビジネスメールには向いていないと思われる方もいますので、会社に署名の取り決めがない場合は、「ー」や「=」の記号を使うのが無難かと思われます。

よくあるミス

 ここでは、メールでよくあるミスについて紹介します。
 メールでミスをすると、再度メールを送って訂正したり、電話で訂正の連絡をしたり、相手から問い合わせがきたりと、手間が増えてしまいます。
 また、送信先を間違えたり、添付ファイルを間違えると、大切な情報が外部に流出してしまうかもしれません。
 メールに誤りがあると、もちろん、送信先にも迷惑をかけてしまいます。メールは送る前にきちんと確認しましょう。

前回のメールを書き直して送る場合

 前に送ったメールをもとに、新たにメールを作成するとき、前の情報の訂正や削除をしないで送ってしまうことがあります。
 違う相手に送る場合は宛名の訂正、締切日などを件名や本題に記載していた場合は件名と本題の訂正、署名情報に変更がある場合は署名の訂正などが必要です。もちろん、メール全体を再確認することは必須です。また、添付ファイルは見落としがちです。必ず、正しいファイルが添付されているかを確認しましょう。

日付と曜日

 細かいことですが、日付と曜日を書いた場合、それぞれに間違えがないかを確認してください。その日は火曜日なのに水曜日と書いているなど、前月や来月の曜日と間違えている可能性があります。

まとめ

 以上、ビジネスメールの最低限のルールを紹介してきました。
 メールの流れがしっかりしていても、本題の内容が支離滅裂だったり、親しくもないのに書き方が馴れ馴れしかったりすると、印象は悪くなる可能性が高いです。
 また、宛先が間違ってないか、誤字脱字がないか、添付書類が正しいものになっているかなどを再確認することも大切です。
 入社したてなどで、どうしてもメールに不安のある方は、可能であれば、社内の方に相談したり、確認してもらったりしてみてください。自分あてに一度送ってみて、おかしい所はないか確認してみてもよいかもしれません。
 大事な取引先の場合は、あなたのメールが会社の命運を握るかもしれません。たかがメール、されどメールです。

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